Préparation et facilitation du Hackathon IFE 2020

Contexte

Le In-Flight Entertainment est un domaine en constante évolution où les attentes des passagers, les technologies de connectivité et l’expérience en cabine convergent. Pour Thales, l’un des leaders mondiaux des systèmes IFE, rester à l’avant-garde exige plus qu’une planification stratégique; cela nécessite d’activer le potentiel d’innovation au sein de ses propres équipes.

En 2020, Thales IFE s’est donné pour objectif de faire exactement cela. L’objectif était de créer un événement d’innovation structuré qui engagerait les employés de la division, encouragerait la collaboration interfonctionnelle et générerait des idées concrètes pour l’avenir de l’IFE.

Le défi

Organiser un événement d’innovation significatif est plus difficile qu’il n’y paraît. Sans la bonne structure, les hackathons produisent de l’enthousiasme mais peu de substance (des idées qui semblent convaincantes sur le moment, mais qui manquent d’ancrage pour survivre à l’examen ou aller de l’avant). Le défi était de concevoir un processus suffisamment rigoureux pour produire des idées crédibles, suffisamment accessible pour des participants sans expérience en design thinking, et suffisamment engageant pour soutenir l’énergie pendant deux jours complets.

La pandémie de COVID-19 a ajouté une couche de complexité significative. Ce qui avait été conçu comme un événement en personne a dû être repensé comme une expérience entièrement virtuelle et élargi en portée. Pour la première fois, Thales IFE a ouvert le hackathon non seulement à ses équipes nord-américaines, mais aussi aux employés d’Europe et d’Inde. L’événement devait fonctionner à travers les fuseaux horaires, les cultures et les niveaux de familiarité avec les outils de collaboration numérique.

L’approche

L’événement a été structuré autour d’un processus de design thinking à trois diamants, un cadre qui guide les participants à travers une réflexion divergente et convergente en trois phases progressives : comprendre l’opportunité, générer des idées et façonner un concept viable.

Avant l’événement, le travail de préparation comprenait :

• La conception du programme complet sur deux jours et la séquence des activités
• La création de tous les tableaux de facilitation dans Miro sous forme de canevas structurés guidant chaque phase du processus
• La création d’un guide de design thinking pour les participants, incluant des canevas pour aider les équipes à structurer leur réflexion à chaque étape
• La préparation de guides d’utilisation des outils numériques pour les participants peu familiers avec les environnements de collaboration virtuelle
• La coordination de la logistique d’un événement entièrement virtuel sur plusieurs continents via MS Teams et SharePoint

Pendant l’événement, la facilitation s’est concentrée sur le maintien du rythme de plus de dix équipes simultanément, en préservant l’élan, en soutenant les équipes bloquées et en assurant la qualité de la réflexion à chaque phase avant que les équipes ne passent à la suivante.

Le processus a culminé avec une session de présentation où chaque équipe a présenté son concept d’innovation : ce que c’est, pourquoi c’est pertinent (appuyé par des faits dans la mesure du possible), et pourquoi Thales devrait y investir. Un jury a évalué les présentations et une cérémonie de remise des prix a reconnu les meilleures idées.

Ce que l’événement a produit

Plus de dix équipes ont participé en Amérique du Nord, en Europe et en Inde, une échelle et une portée géographique sans précédent pour cette division. Le processus structuré a permis aux équipes d’arriver à leurs présentations avec des idées bien ancrées, articulées et défendables, non pas de simples étincelles créatives, mais des concepts avec une justification claire pour l’investissement.

L’événement a démontré qu’une facilitation d’innovation significative est possible à grande échelle dans un environnement entièrement virtuel, et que la bonne structure de processus peut produire des résultats substantiels même lorsque les participants n’ont aucune expérience préalable en design thinking.

Livrables

• Conception complète du programme du hackathon sur deux jours
• Tableaux de facilitation et canevas d’activités dans Miro
• Guide de design thinking pour les participants avec canevas structurés
• Facilitation en direct de toutes les équipes pendant toute la durée de l’événement
• Facilitation de la session de présentation et cérémonie de remise des prix

Période du projet : Septembre 2020 — Novembre 2020
Format de l’événement : Hackathon virtuel de deux jours
Participants : 10+ équipes en Amérique du Nord, en Europe et en Inde
Outils : Miro, MS Teams, MS Office, SharePoint
Langue de travail : Anglais