Preparação e Facilitação do Hackathon IFE 2020

Contexto

In-Flight Entertainment é um espaço em rápida evolução, onde as expectativas dos passageiros, a tecnologia de conectividade e a experiência na cabine convergem. Para a Thales, uma das líderes globais em sistemas IFE, manter-se à frente dessa curva exige mais do que planejamento estratégico; requer ativar o potencial de inovação dentro de suas próprias equipes.

Em 2020, a Thales IFE se propôs a fazer exatamente isso. O objetivo era criar um evento de inovação estruturado que engajasse os funcionários da divisão, incentivasse a colaboração interfuncional e gerasse ideias concretas para o futuro do in-flight entertainment.

O Desafio

Organizar um evento de inovação significativo é mais difícil do que parece. Sem a estrutura certa, os hackathons produzem entusiasmo, mas pouca substância (ideias que parecem convincentes no momento, mas que carecem de embasamento para sobreviver ao escrutínio ou avançar). O desafio era projetar um processo rigoroso o suficiente para produzir ideias críveis, acessível o suficiente para participantes sem experiência em design thinking e envolvente o suficiente para sustentar a energia ao longo de dois dias completos.

A pandemia de COVID-19 adicionou uma camada significativa de complexidade. O que havia sido concebido como um evento presencial precisou ser reimaginado como uma experiência totalmente virtual e ampliado em escopo. Pela primeira vez, a Thales IFE abriu o hackathon não apenas para suas equipes norte-americanas, mas também para funcionários na Europa e na Índia. O evento precisaria funcionar em diferentes fusos horários, culturas e níveis de familiaridade com ferramentas de colaboração digital.

A Abordagem

O evento foi estruturado em torno de um processo de design thinking de três diamantes, um framework que guia os participantes pelo pensamento divergente e convergente em três fases progressivas: compreender a oportunidade, gerar ideias e moldar um conceito viável.

Antes do evento, o trabalho de preparação incluiu:

• Projetar o programa completo de dois dias e a sequência de atividades
• Construir todos os quadros de facilitação no Miro como telas estruturadas guiando cada fase do processo
• Criar um guia de design thinking para os participantes, incluindo telas para ajudar as equipes a estruturar seu pensamento em cada etapa
• Preparar orientações sobre como usar as ferramentas digitais para participantes não familiarizados com ambientes de colaboração virtual
• Coordenar a logística de um evento totalmente virtual em múltiplos continentes via MS Teams e SharePoint

Durante o evento, a facilitação se concentrou em manter mais de dez equipes avançando pelo processo simultaneamente, preservando o ritmo, apoiando as equipes que estavam travadas e garantindo a qualidade do pensamento em cada fase antes que as equipes avançassem para a próxima.

O processo culminou em uma sessão de pitch onde cada equipe apresentou seu conceito de inovação: o que é, por que é relevante (apoiado por fatos sempre que possível) e por que a Thales deveria investir nele. Um júri avaliou os pitches e uma cerimônia de premiação reconheceu as melhores ideias.

O que o Evento Produziu

Mais de dez equipes participaram na América do Norte, Europa e Índia, uma escala e alcance geográfico sem precedentes para essa divisão. O processo estruturado garantiu que as equipes chegassem aos seus pitches com ideias bem fundamentadas, articuladas e defensáveis, não apenas faíscas criativas, mas conceitos com uma justificativa clara para investimento.

O evento demonstrou que uma facilitação de inovação significativa é possível em escala em um ambiente totalmente virtual, e que a estrutura de processo certa pode produzir resultados substanciais mesmo quando os participantes não têm experiência prévia em design thinking.

Entregas

• Projeto completo do programa do hackathon de dois dias
• Quadros de facilitação e telas de atividades no Miro
• Guia de design thinking para participantes com telas estruturadas
• Facilitação ao vivo de todas as equipes durante toda a duração do evento
• Facilitação da sessão de pitch e cerimônia de premiação

Período do projeto: Setembro de 2020 — Novembro de 2020 Formato do evento: Hackathon virtual de dois dias
Participantes: 10+ equipes na América do Norte, Europa e Índia
Ferramentas: Miro, MS Teams, MS Office, SharePoint
Idioma de trabalho: Inglês